Coordonnateur MICE (réunions, primes, conférences, salons)

Poste : Coordonnateur MICE (réunions, primes, conférences, salons)

Service : Voyages H.I.S. Canada Inc. - Vente au détail - Événements / Ventes

Type d’emploi : Temps plein

Supérieur hiérarchique : Directeur principal, Ventes et opérations

Lieu de travail : Hybride

Type de poste : Nouveau poste

Statut de recrutement : Recrutement en cours

Votre opportunité de carrière

Nous recherchons un coordonnateur MICE proactif et axé sur la clientèle pour soutenir notre équipe de voyages et d’événements dans l’organisation de réunions, de voyages de motivation, de conférences et d’expositions exceptionnels. Ce poste combine la coordination d’événements et le soutien aux ventes, contribuant ainsi à générer des réservations, à établir des relations avec la clientèle et à garantir des expériences de voyage et d’événements rentables et sans heurts.

Principales responsabilités

• Participer à la coordination de bout en bout des événements MICE (réunions, primes, conférences, salons), y compris les échéanciers, les listes de contrôle et la documentation.
• Préparer des propositions de base, des soumissions et des estimations de coûts en fonction des directives des clients, en utilisant les produits, les destinations et les lignes directrices tarifaires convenus.
• Assurer la liaison avec les hôtels, les lieux d’accueil, les agences réceptives (DMC), les transporteurs et autres fournisseurs afin d’obtenir les tarifs, les disponibilités et les confirmations de service.
• Appuyer les visites d’inspection et les évaluations des lieux d’accueil en organisant les rendez-vous, en rassemblant l’information et en préparant les horaires de visite.
• Tenir à jour avec précision les dossiers d’événements, les bases de données et les rapports, y compris les listes de participants, les listes d’hébergement et les commandes de services.
• Coordonner les détails relatifs à l’inscription, au voyage et à l’hébergement des participants, et fournir des renseignements et un soutien avant et pendant l’événement.
• Surveiller la prestation des services pendant les événements, signaler rapidement les problèmes et aider à mettre en oeuvre des solutions sur place avec le gestionnaire de projet ou le gestionnaire principal des événements.
• Participer aux tâches post-événementielles telles que la collecte des commentaires, le rapprochement des factures des fournisseurs et la préparation des factures et des résumés financiers de base.
• Contribuer aux tâches administratives générales de l’équipe MICE (saisie de données, préparation de documents, recherche sur les lieux et les destinations).
• Toute autre tâche assignée

Connaissances, compétences et qualités spécialisées requises pour réussir

• Certification TICO obligatoire
• Expérience dans le domaine de l’événementiel, de l’hôtellerie, des voyages d’affaires ou des opérations MICE (généralement de 1 à 3 ans dans un rôle de coordination ou d’administration).
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer simultanément plusieurs événements et échéances.
• Bonnes aptitudes en communication (écrite et verbale) et sens du service à la clientèle, avec l’assurance nécessaire pour assurer la liaison tant avec les clients qu’avec les fournisseurs.
• La maîtrise des logiciels de bureau (p. ex., Outlook, Excel, PowerPoint) et une connaissance de base des systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou de réservation constituent un atout.
• Grand souci du détail, rigueur dans la documentation et aisance dans la gestion des budgets et des chiffres de base.
• Flexibilité pour travailler occasionnellement en soirée et la fin de semaine, et pour voyager afin d’effectuer des visites de sites ou d’assurer le soutien sur place lors d’événements, au besoin.

Conditions de travail

• Environnement de centre d’appels – travail à domicile/à distance ou hybride
• Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (HNE). Flexibilité pour travailler occasionnellement en soirée et la fin de semaine, et pour voyager afin d’effectuer des visites sur place ou d’assurer le soutien lors d’événements sur place, au besoin.
• 37,5 heures par semaine

Avantages offerts par Crew

• Salaire concurrentiel
• Congés payés
• Assurance médicale et dentaire
• 9 jours payés supplémentaires : 1 jour d’anniversaire, 5 jours de maladie, 2 jours de congé personnel et 1 jour de bénévolat
• Programme de cotisation de l’employeur au REER
• Excellents avantages liés aux voyages pour vous, vos amis et votre famille
• Programme d’aide aux employés (PAE) pour vous et les membres de votre famille

Qui sommes-nous?

Voyages HIS Canada Inc., une division du groupe H.I.S., est l’une des plus grandes agences de voyage du Canada. Constituée en société en 2004, Voyages HIS Canada Inc. détient et exploite plusieurs marques de voyage, tant au niveau de la vente en gros que de la vente au détail. La division de vente au détail, qui comprend redtag.ca, itravel2000.com, Sunquest, The Travel Experts, Voyages Merit, Flights.ca et Cruises.ca, offre une gamme variée de produits aux voyageurs, notamment des forfaits de destination, des vols et des hôtels partout dans le monde, des excursions et bien plus encore. La division de vente en gros, Voyages TravelBrands, fournit une gamme complète de produits de voyage, notamment des billets d’avion, des séjours en hôtel, la location d’auto, des croisières et des produits spécialisés, aux agents de voyage et aux agences de vente au détail partout au Canada. Voyages HIS Canada Inc. est un guichet unique complet tant pour les agents que pour les voyageurs.

Êtes-vous prêt à faire partie de l’équipe?

Si cette opportunité vous intéresse, veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitae à careers@travelbrands.com.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; seuls ceux retenus pour une évaluation plus approfondie seront contactés.

Voyages HIS Canada Inc. valorise la diversité en milieu de travail et s’engage en faveur de l’équité en matière d’emploi. Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), Voyages HIS Canada Inc. fournira, sur demande, des mesures d’adaptation, des formats accessibles et un soutien à la communication pour l’entrevue, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins en matière d’accessibilité.